Trabajar mucho no es sinónimo de trabajar bien. Descubre como aprovechar al máximo tus horas laborales.
Por Juan Carlos Arias
La mayoría de los
emprendedores y de los empleados trabaja más de tres horas extra al día.
Además, según un estudio realizado por Yahoo! México, 6 de cada 10 mexicanos
duermen con el smartphone a un lado de la cama y cerca del 80% de las personas
encuentra imposible no revisar su correo fuera de la jornada laboral.
¿Pero es esto
necesario? No. Trabajar tiempo extra es beneficioso para ti y la empresa
únicamente cuando es estrictamente necesario. Pero hacerlo todos los días habla
de una ineficiente organización personal y corporativa. Antes de cambiar las
estructuras o la forma de trabajar en tu empresa, comienza por ti. Sigue estos
consejos para organizarte y mejorar tu desempeño:
1. Levántate temprano
Empezar a trabajar antes es una gran técnica para aprovechar mejor el día. Si
eres de los primeros en llegar a tu lugar de trabajo podrás comenzar tu jornada
con menos distracciones (saludos innecesariamente largos, llamadas telefónicas
inoportunas, entre otras), lo que te permitirá concentrarte en lo que necesitas
hacer. Ciertamente, es difícil de llevar a la práctica, pero ten confianza en
su efectividad.
2. Planifica tu
jornada
La
mejor forma de sacar provecho a tu día laboral es planificándolo. Dedica entre
20 y 40 minutos diarios a esta tarea y, por ningún motivo, pienses que es
tiempo perdido. Todo lo contrario: la definición de una buena agenda de trabajo
te permitirá priorizar con certeza y avanzar en los temas realmente
importantes.
Si lo haces día con día, finalmente mejorará tu "visión global" sobre
tus tareas y serás capaz de anticipar reuniones difíciles o identificar nuevas
tácticas para mejorar tu desempeño. Si llegas temprano, esos minutos de
concentración serán tu mejor aliado al momento de planear tu día.
3. Ataca primero las
tareas más difíciles
Prioriza y enfréntate a las tareas más complejas lo más pronto que puedas. Al
iniciar la jornada tus niveles de concentración son mejores y tienes más
energía.
Resultado: resuelves los temas más difíciles con mayor rapidez y efectividad.
La otra cara de la moneda es dejar todo para el final y arriesgarte a cometer
errores por no estar en tus mejores condiciones físicas y mentales.
4. Dedícate a atender
un tema a la vez
Si crees que ser multitareas es una ventaja, estás equivocado. La correcta
planificación de tus actividades y la firme decisión de atacar primero las
tareas más difíciles te permitirá, acto seguido, tener la capacidad para
atender un solo tema cada vez.
El objetivo es que realmente te concentres para resolver problemas o planear nuevos negocios o procedimientos.
Además, lo harás en menos tiempo. En lo posible, evita distracciones y guíate
por tu agenda de trabajo.
5. Descansa cada
cierto tiempo
Cuando planifiques tu día, deja algunos espacios en blanco para descansar. Tu
cuerpo y tu mente necesitarán pausas para recuperar energía.
Recuerda que
descansar no es sinónimo de perder el tiempo. Puedes leer tu periódico
preferido durante 15 ó 20 minutos, tomar un café al aire libre o tener una
charla agradable. No abuses de las pausas y evita interrumpir a otras personas
mientras te distraes.
6. Aprende a decir
que no
Aunque suene lógico, un gran secreto para concentrarte en lo realmente
importante es desatender las tareas intrascendentes. Si no aprendes a decir que
no, es muy probable que tu agenda se llene de temas que quitan mucho tiempo y
generan pocos beneficios para la empresa y para ti. Todo ello, sin contar el
hecho de que toda tarea innecesaria ni se paga ni se agradece. Sé fiel a tu
planificación y no te canses sin sentido.
7. Ordena tu lugar de
trabajo y tu computadora
Tu espacio de trabajo, muy probablemente, tiene dos caras: una real (tu
oficina, la planta, etc.) y una virtual (tu computadora). Y es imposible ser
eficiente si este entorno está tan desordenado que puedes perder decenas de
minutos buscando un archivo o ese documento importante que alguien dejó sobre
tu escritorio.
No se trata de "olvidar" todo en cajones o carpetas electrónicas para
que se vea bonito. El único propósito de trabajar en un espacio ordenado es
facilitar tu desempeño y, si es posible, estimular tu creatividad.
8. ¿Necesitas estar
siempre disponible?
Las tecnologías de comunicación -léase correo electrónico, messenger,
smartphone, redes sociales y buzón telefónico- son muy útiles si sabes
administrarlas correctamente. Pero ojo, pueden transformarse en los peores
enemigos de tu eficiencia.
Consejo: evita las
distracciones de estar siempre online y aprende a utilizar con mesura estos
servicios.
9. Divide tareas en
actividades más pequeñas
Empieza cada día priorizando actividades, escribiendo y agendando cada una. Al
separarlas en tareas más sencillas y cortas, tu cerebro responde mejor,
disminuyes el estrés y alcanzas tus metas más rápido.
10.
Delega responsabilidades
Aquellas tareas que no te generen ganancias o que sólo te quiten tiempo
delégaselas a alguien de tu equipo o contrata servicios de outsourcing. No lo
veas como un gasto, sino como una inversión.
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